Cum a redus o companie din sectorul energetic timpul de procesare a documentelor cu 75% prin digitalizarea registraturii

În contextul transformării digitale accelerate din România, companiile din sectorul energetic se confruntă cu provocări unice în gestionarea volumelor masive de documente. De la corespondența cu autoritățile de reglementare până la contractele cu furnizorii și procesele-verbale interne, fluxul de documente poate deveni rapid un blocaj operațional major.

Provocarea: Un sistem analogic într-o lume digitală

Clientul nostru, o companie din sectorul de servicii energetice cu peste 200 de angajați și prezență în mai multe locații din București, gestiona lunar peste 3.000 de documente folosind un sistem mixt de registre fizice și foi de calcul Excel. Registratura centrală devenise un veritabil punct de blocaj: documentele se pierdeau între departamente, timpul mediu de identificare a unui document era de 15-20 de minute, iar trasabilitatea era aproape inexistentă.

• Peste 3.000 de documente procesate lunar, cu indexare manuală în registre fizice
• Timp mediu de regăsire a unui document: 15-20 minute
• Pierderi recurente de documente între departamente (estimat 2-3% lunar)
• Lipsa completă a trasabilității – imposibil de verificat cine a primit ce document
• Conformitate precară cu cerințele ANRE și ale altor autorități de reglementare
• Costuri ridicate cu arhivarea fizică și spațiul de stocare

Soluția: Modulul de Registratură Regplus

După o evaluare a mai multor soluții software de management al documentelor disponibile pe piața din România, compania a ales platforma Regplus pentru implementarea unui sistem de registratură electronică. Decizia a fost motivată de flexibilitatea platformei, capacitatea de personalizare și, mai ales, de modulul integrat de semnătură electronică calificată care elimina necesitatea unei soluții separate.

Implementarea s-a desfășurat în trei etape pe parcursul a doar 6 săptămâni. În prima etapă, echipa Regplus a configurat fluxurile de lucru specifice companiei: circuitul de aprobare pentru corespondența externă, distribuția internă a documentelor și arhivarea digitală conform legislației în vigoare. În a doua etapă, au fost migrate registrele existente și s-a realizat indexarea retroactivă a documentelor critice din ultimii 3 ani. Etapa finală a cuprins instruirea personalului și optimizarea fluxurilor pe baza feedback-ului utilizatorilor.

Funcționalități cheie implementate

• Înregistrare automată a documentelor primite cu alocare de număr unic de înregistrare și cod de bare
• Fluxuri de aprobare configurabile pe tipuri de documente, cu notificări automate și escaladare
• Căutare full-text în conținutul documentelor scanate (OCR integrat)
• Trasabilitate completă – istoric detaliat al fiecărei acțiuni asupra unui document
• Semnătură electronică calificată integrată pentru aprobări rapide, chiar și de pe dispozitive mobile
• Dashboard-uri în timp real cu indicatori de performanță (documente în așteptare, timpi de procesare)
• Integrare cu sistemul de e-mail pentru captura automată a corespondenței
• Arhivare digitală conformă cu legislația românească privind păstrarea documentelor

Rezultatele: Transformare măsurabilă

La 6 luni de la finalizarea implementării, rezultatele au depășit semnificativ așteptările inițiale ale echipei de management. Indicatorii cheie de performanță au arătat o îmbunătățire radicală a eficienței operaționale în gestionarea documentelor.

“Regplus a transformat complet modul în care gestionăm documentele. Ce dura ore întregi acum se face în câteva minute. Dar cel mai important aspect este trasabilitatea completă – acum știm exact unde este fiecare document, cine l-a accesat și ce s-a întâmplat cu el. Pentru conformitatea cu cerințele ANRE, acest lucru este esențial.”

Lecții învățate și recomandări

Succesul acestei implementări a evidențiat câteva aspecte critice pentru orice organizație care intenționează să facă tranziția la o registratură electronică. În primul rând, implicarea directă a managementului de top a fost esențială pentru adoptarea rapidă la toate nivelurile. În al doilea rând, abordarea pe etape a permis adaptarea progresivă a personalului, fără a perturba activitatea curentă.

Digitalizarea registraturii nu este doar o modernizare tehnologică – este o transformare fundamentală a modului în care o organizație gestionează informația. Cu platforma Regplus, această transformare devine nu doar posibilă, ci și rapid implementabilă și cu rezultate măsurabile din primele săptămâni de utilizare.

Următorii pași

Încurajat de rezultate, clientul a decis extinderea utilizării platformei Regplus prin adoptarea modulelor de CRM și Gestiune Contracte, vizând o integrare completă a proceselor operaționale într-un ecosistem digital unitar. Proiectul pilot pentru aceste module este programat pentru trimestrul următor.