Registratură electronică pentru companii și instituții publice

Module, date și servicii incluse

Oferta precizează modulele și serviciile necesare fluxului discutat. Semnarea prin E-Sign poate necesita servicii de încredere separate. Pentru import și export, verificăm un eșantion și stabilim câmpurile, fișierele și legăturile care pot fi preluate sau livrate.

Ce este registratura electronică?

Registratura electronică este sistemul digital prin care o organizație înregistrează, urmărește și arhivează toate documentele care intră, ies sau circulă intern: adrese, cereri, petiții, facturi, contracte, corespondență oficială. Fiecare document primește un număr de înregistrare unic, alocat automat, iar informațiile despre el — emitent, destinatar, dată, termen de răspuns, documentul scanat — sunt stocate centralizat și pot fi căutate instant.

Spre deosebire de registrul clasic de intrări-ieșiri pe hârtie sau de evidența în Excel, o registratură electronică oferă trasabilitate completă: știi în orice moment unde se află un document, cine l-a primit, cine l-a rezolvat și în cât timp. Pentru instituții și companii, această evidență sprijină urmărirea termenelor și a responsabilităților.

Pentru cine este registratura electronică Regplus?

• Companii private cu volume mari de documente: energie, utilități, construcții, producție, servicii — oriunde corespondența, contractele și facturile circulă între mai multe departamente
• Instituții publice și autorități locale care gestionează petiții, cereri și corespondență oficială cu termene legale de răspuns
• Organizații cu mai multe puncte de lucru, care au nevoie de o registratură centralizată accesibilă de oriunde
• Echipe care vor să treacă de la registre fizice și fișiere Excel la un sistem cu responsabilități și termene clare

Funcționalitățile modulului de registratură electronică

• Înregistrare unică a documentelor, cu număr de înregistrare alocat automat și serii de registre separate (intrări, ieșiri, interne)
• Registre și tipuri de documente personalizate după specificul organizației tale
• Repartizare către departamente și persoane, cu termene de rezolvare și notificări automate
• Trasabilitate completă: istoricul fiecărui document, de la înregistrare până la arhivare
• Căutare și filtrare avansată după număr, dată, emitent, conținut sau orice câmp definit
• Atașare de fișiere scanate și documente electronice, cu versiuni și acces controlat pe roluri
• Îndosariere și arhivare digitală, cu structura de dosare a organizației
• Conexiune directă cu modulele de semnătură electronică, contracte și ticketing din Regplus

Cum funcționează: de la document primit la arhivă

Un document ajunge în organizație — pe e-mail, pe hârtie sau printr-un formular. Operatorul de registratură (sau un flux automat) îl înregistrează: sistemul alocă numărul unic, atașează fișierul scanat și trimite documentul către departamentul responsabil. Persoana desemnată primește o notificare, rezolvă solicitarea în termenul stabilit, iar răspunsul se înregistrează la rândul lui, legat de documentul inițial.

La final, documentul este îndosariat electronic și rămâne disponibil la căutare permanent, împreună cu tot istoricul lui. Managementul vede în timp real câte documente sunt în lucru, câte au depășit termenul și unde apar blocaje.