Registratură electronică pentru companii și instituții publice
Regplus este o soluție de registratură electronică ce înlocuiește registrul de intrări-ieșiri pe hârtie cu un sistem digital: fiecare document primește automat un număr de înregistrare unic, poate fi găsit în câteva secunde și are un istoric complet al fiecărei acțiuni.
Folosită deja de companii private și organizații cu mii de documente pe lună, registratura electronică Regplus elimină documentele pierdute, timpii lungi de căutare și lipsa de trasabilitate.
Ce este registratura electronică?
Registratura electronică este sistemul digital prin care o organizație înregistrează, urmărește și arhivează toate documentele care intră, ies sau circulă intern: adrese, cereri, petiții, facturi, contracte, corespondență oficială. Fiecare document primește un număr de înregistrare unic, alocat automat, iar informațiile despre el — emitent, destinatar, dată, termen de răspuns, documentul scanat — sunt stocate centralizat și pot fi căutate instant.
Spre deosebire de registrul clasic de intrări-ieșiri pe hârtie sau de evidența în Excel, o registratură electronică oferă trasabilitate completă: știi în orice moment unde se află un document, cine l-a primit, cine l-a rezolvat și în cât timp. Pentru instituțiile publice, acest lucru înseamnă termene de răspuns respectate și conformitate; pentru companii, procese interne rapide și zero documente pierdute.
Pentru cine este registratura electronică Regplus?
- Companii private cu volume mari de documente: energie, utilități, construcții, producție, servicii — oriunde corespondența, contractele și facturile circulă între mai multe departamente
- Instituții publice și autorități locale care gestionează petiții, cereri și corespondență oficială cu termene legale de răspuns
- Organizații cu mai multe puncte de lucru, care au nevoie de o registratură centralizată accesibilă de oriunde
- Echipe care vor să treacă de la registre fizice și fișiere Excel la un sistem cu responsabilități și termene clare
Funcționalitățile modulului de registratură electronică
- Înregistrare unică a documentelor, cu număr de înregistrare alocat automat și serii de registre separate (intrări, ieșiri, interne)
- Registre și tipuri de documente personalizate după specificul organizației tale
- Repartizare către departamente și persoane, cu termene de rezolvare și notificări automate
- Trasabilitate completă: istoricul fiecărui document, de la înregistrare până la arhivare
- Căutare și filtrare avansată după număr, dată, emitent, conținut sau orice câmp definit
- Atașare de fișiere scanate și documente electronice, cu versiuni și acces controlat pe roluri
- Îndosariere și arhivare digitală, cu structura de dosare a organizației
- Conexiune directă cu modulele de semnătură electronică, contracte și ticketing din Regplus
Cum funcționează: de la document primit la arhivă
Un document ajunge în organizație — pe e-mail, pe hârtie sau printr-un formular. Operatorul de registratură (sau un flux automat) îl înregistrează: sistemul alocă numărul unic, atașează fișierul scanat și trimite documentul către departamentul responsabil. Persoana desemnată primește o notificare, rezolvă solicitarea în termenul stabilit, iar răspunsul se înregistrează la rândul lui, legat de documentul inițial.
La final, documentul este îndosariat electronic și rămâne disponibil la căutare permanent, împreună cu tot istoricul lui. Managementul vede în timp real câte documente sunt în lucru, câte au depășit termenul și unde apar blocaje.
De ce să treci la registratura electronică
Zero documente pierdute
Fiecare document are un număr unic și un responsabil clar. Nimic nu se mai rătăcește între departamente sau sedii.
Căutare în secunde, nu în minute
Regăsești orice document după număr, dată, emitent sau conținut — inclusiv în arhiva anilor trecuți.
Termene respectate
Termene de rezolvare pe fiecare document, notificări automate și escaladare când un termen e aproape depășit.
Trasabilitate pentru audit
Istoric complet al fiecărei acțiuni — cine a înregistrat, cine a primit, cine a modificat. Esențial la controale și audituri.
Acces de oriunde
Registratura e disponibilă din browser, pentru toate punctele de lucru, cu drepturi de acces pe roluri.
Un singur ecosistem
Registratura se leagă nativ de semnătura electronică, contracte, e-Factura și ticketing — fără integrări complicate.
Registratura electronică Regplus în acțiune
Întrebări frecvente
Ce este registratura electronică?
Registratura electronică este un sistem software care înlocuiește registrul de intrări-ieșiri pe hârtie: documentele primite, emise și interne se înregistrează digital, primesc automat un număr de înregistrare unic și pot fi urmărite pe tot parcursul lor — de la primire, la repartizare, rezolvare și arhivare.
Cine poate folosi registratura electronică Regplus?
Atât companii private, cât și instituții publice. Registrele, tipurile de documente și fluxurile de repartizare se configurează după specificul fiecărei organizații, de la IMM-uri până la companii cu sute de angajați și mai multe puncte de lucru.
Cât durează implementarea unei registraturi electronice?
În mod obișnuit între 2 și 6 săptămâni, în funcție de complexitatea fluxurilor și de volumul de date migrate. Implementarea include configurarea registrelor, instruirea utilizatorilor și, dacă e nevoie, migrarea registrelor existente.
Pot migra registrele existente din Excel sau pe hârtie?
Da. Registrele existente în Excel se importă direct, iar documentele critice pe hârtie pot fi scanate și indexate retroactiv, astfel încât arhiva să fie disponibilă la căutare din prima zi.
Registratura electronică funcționează cu e-mailul?
Da. Corespondența primită pe e-mail poate fi capturată și înregistrată automat în registratură, cu alocare de număr de înregistrare și repartizare către departamentul responsabil.
Pot semna electronic documentele direct din registratură?
Da. Modulul E-Sign din Regplus este integrat nativ cu registratura: documentele înregistrate pot intra direct în fluxuri de aprobare și semnătură electronică calificată, inclusiv de pe mobil.
Este registratura electronică potrivită pentru instituții publice?
Da. Registratura electronică ajută instituțiile publice să gestioneze petiții și corespondență oficială cu termene de răspuns monitorizate automat, trasabilitate completă pentru audit și arhivare electronică organizată pe dosare.
Cât costă registratura electronică Regplus?
Prețul depinde de numărul de utilizatori și de modulele alese. Solicită o ofertă personalizată prin formularul de contact — primești și o demonstrație gratuită a platformei.
Module care extind registratura electronică
Semnătură electronică calificată
Aprobă și semnează documentele înregistrate, direct din platformă, inclusiv de pe mobil.
Află mai multeManagement comercial
Contracte, comenzi, facturi cu e-Factura ANAF, achiziții și stocuri în același sistem.
Află mai multeSistem de ticketing
Transformă solicitările înregistrate în tichete cu prioritate, responsabil și termen de rezolvare.
Află mai multePregătit să renunți la registrul pe hârtie?
Solicită o demonstrație gratuită și vezi cum arată registratura electronică Regplus configurată pe fluxurile organizației tale.
Solicită o demonstrație