Aplicația mobilă pentru registratură și semnare: ce trebuie să facă și ce verifici înainte să o folosești

Circuitul unui document se blochează de obicei la persoana care trebuie să aprobe sau să semneze și nu este la birou. O aplicație mobilă rezolvă exact această verigă: notificarea, consultarea documentului și aprobarea sau semnarea lui de pe telefon. Ghidul de mai jos arată ce trebuie să facă o astfel de aplicație, ce nu trebuie să facă și cum verifici că accesul rămâne controlat.

Ce trebuie să facă

• Notificări: documentul repartizat, aprobarea cerută, semnătura așteptată, termenul apropiat.
• Consultare: documentul, anexele, istoricul și contextul (contractul, solicitarea inițială).
• Aprobare sau respingere motivată, cu consemnare în istoric.
• Semnare electronică calificată prin serviciu de semnare la distanță, cu autorizare din aplicație.
• Repartizare simplă: trimiterea documentului către un responsabil.
• Acces la lista sarcinilor și a documentelor în lucru, filtrată pe utilizator.

Ce nu trebuie să facă neapărat

Înregistrarea completă a unui document, cu toate câmpurile, anexele și încadrarea în registru, este o operațiune de birou; pe telefon are sens cel mult fotografierea unui document și trimiterea lui spre înregistrare. Configurarea registrelor, a rolurilor și a fluxurilor rămâne în interfața de administrare. O aplicație care încearcă să reproducă întreaga platformă pe un ecran mic devine greu de folosit.

Semnarea de pe telefon

Semnătura electronică calificată de pe mobil se bazează pe semnarea la distanță: cheia de semnare este păstrată de prestatorul calificat de servicii de încredere, iar semnatarul autorizează fiecare semnătură din aplicație, de regulă cu autentificare în doi pași. Semnătura rezultată are efectul semnăturii olografe potrivit articolului 25 din Regulamentul eIDAS, la fel ca semnătura pe token. Certificatul rămâne al semnatarului, iar serviciul de semnare este contractat cu prestatorul; platforma organizează fluxul.

Aplicația Regplus

Regplus are aplicație pentru Android, publicată în Google Play sub numele Regplus, de Digitype. Aplicația este destinată utilizatorilor platformei: consultarea documentelor, notificări, aprobări și semnare electronică prin modulul E-Sign, cu aceleași roluri ca în browser. Funcțiile disponibile depind de modulele activate în configurația organizației; disponibilitatea pentru iOS și detaliile de securitate ale serviciului contractat se confirmă în ofertă.

Ce verifici în demonstrație

1. Trimite un document de test la aprobare și primește notificarea pe telefon.
2. Consultă documentul și anexele, apoi respinge-l cu o observație.
3. Reia fluxul, aprobă și semnează de pe telefon cu un certificat de test sau demonstrativ.
4. Verifică din browser istoricul: utilizator, dată, canal, versiunea semnată.
5. Revocă accesul dispozitivului din administrare și confirmă că aplicația nu mai deschide documentele.