Management contracte: evidență completă, termene sub control, semnare electronică
Modulul de management contracte din Regplus ține evidența completă a contractelor organizației: părți, valori, perioade de valabilitate, acte adiționale și documente atașate — cu alerte automate la expirare și fluxuri de aprobare și semnătură electronică calificată direct din platformă.
Rezultatul: niciun contract nu se mai prelungește tacit din neatenție, nicio garanție nu expiră neobservată, iar semnarea unui contract durează ore, nu zile.
Ce pregătim pentru demonstrație
Alege un document fictiv reprezentativ, anexele și rolurile implicate. Parcurgem operațiunile disponibile și verificăm o excepție, cum ar fi repartizarea greșită sau necesitatea unei completări.
- Datele inițiale și rezultatul așteptat.
- Cine vede, modifică, repartizează sau aprobă documentul.
- Legăturile cu documentele conexe și istoricul disponibil.
Module, date și servicii incluse
Oferta precizează modulele și serviciile necesare fluxului discutat. Semnarea prin E-Sign poate necesita servicii de încredere separate. Pentru import și export, verificăm un eșantion și stabilim câmpurile, fișierele și legăturile care pot fi preluate sau livrate.
Dosarul contractului: totul într-un singur loc
Fiecare contract are în Regplus un dosar complet: părțile contractante, obiectul, valoarea, perioada de valabilitate, responsabilul intern, documentele semnate și toată corespondența aferentă. Actele adiționale se leagă de contractul-mamă, cu istoric de versiuni, astfel încât vezi oricând forma actuală a înțelegerii și cum s-a ajuns la ea.
Accesul este controlat pe roluri: echipa comercială își vede portofoliul, juridicul vede tot, iar managementul are imaginea de ansamblu — valori contractate, scadențe, contracte în negociere.
Termene și alerte: fără contracte uitate
- Alerte automate înainte de expirarea contractelor, cu termen configurabil (30/60/90 de zile)
- Notificări la atingerea pragurilor valorice — util la contractele cu plafon
- Scadențe de facturare și de plată urmărite per contract
- Semnalarea prelungirilor tacite înainte ca acestea să opereze
- Rapoarte de portofoliu: contracte active, în negociere, expirate, pe departamente și responsabili
Aprobare și semnare electronică, din același flux
Un contract nou sau un act adițional intră direct în fluxul de aprobare: avizare juridică, aprobare management, apoi semnare cu semnătură electronică calificată — de către toate părțile, inclusiv partenerii externi, prin link securizat. Circuitul digital poate reduce operațiunile de tipărire și transport. Durata depinde de verificările necesare și de disponibilitatea semnatarilor.
Conectat la facturare și la restul circuitului comercial
Contractele nu trăiesc izolat: pe fiecare contract se derulează comenzi și se emit facturi, iar platforma îți arată în timp real cât s-a consumat din valoarea contractată și ce mai e de facturat. Managementul contractelor este inima modulului Comercial din Regplus — alături de facturare cu e-Factura, plan de achiziții și stocuri.
Ce câștigi
Contracte și termene urmărite
Alerte automate la expirare și praguri valorice — echipa poate pregăti acțiunile necesare la timp.
Documentele contractului în același dosar
Contract, acte adiționale, corespondență și documente semnate — totul legat și căutabil.
Aprobare și semnare în același circuit
Fluxuri de aprobare și semnătură electronică calificată, inclusiv pentru parteneri externi.
Facturat vs. contractat, la zi
Vezi cât s-a consumat din fiecare contract și ce a rămas de facturat, în timp real.
Managementul contractelor în Regplus
Dosarul contractului: verificăm datele, documentele asociate și responsabilul, apoi operațiunile disponibile pentru termene și semnare.
Întrebări frecvente
Ce se poate exporta?
Conținutul și formatul exportului se verifică pentru configurația proiectului: date, fișiere, legături și istoric disponibil. Cere un export de probă și descrierea livrării în ofertă.
Ce trebuie pregătit înainte de implementare?
Registrele sau evidențele existente, un eșantion de documente și fișiere, rolurile utilizatorilor și un circuit reprezentativ. Aceste informații ajută la configurarea și verificarea proiectului.
Pot migra evidența contractelor din Excel?
Evaluăm un eșantion pentru a stabili datele și atașamentele de preluat. Istoricul disponibil, corecțiile și verificările necesare se documentează în proiect.
Cine are acces la contracte?
Accesul se configurează pe roluri și departamente: fiecare echipă își vede portofoliul, iar utilizatorii cu drepturi extinse (juridic, management) văd tot. Fiecare acțiune rămâne în istoricul dosarului.
Cum sunt gestionate actele adiționale?
Actele adiționale se leagă de contractul-mamă, cu istoric de versiuni. Poți consulta contractul și actele adiționale asociate pentru a verifica modificările documentate.
Semnătura electronică este inclusă?
Modulul E-Sign din Regplus se integrează nativ cu managementul contractelor: fluxuri de aprobare, semnătură electronică calificată conform eIDAS și solicitare de semnături de la parteneri externi prin link securizat.
Pot primi alerte doar pentru contractele mele?
Da. Alertele merg către responsabilul fiecărui contract, cu escaladare către management dacă nu se iau măsuri înainte de termen.
Cât costă modulul de management contracte?
Prețul depinde de numărul de utilizatori și de zonele activate din modulul Comercial. Solicită o ofertă personalizată prin formularul de contact — primești și o demonstrație gratuită.
Funcționează împreună cu
Modulul Comercial complet
Contractele sunt doar începutul: comenzi, facturare cu e-Factura, plan de achiziții și stocuri.
Află mai multeSemnătură electronică calificată
Contractele și actele adiționale se semnează electronic, de pe orice dispozitiv.
Află mai multeRegistratură electronică
Fiecare contract și adresă primită sau emisă are număr de înregistrare și trasabilitate.
Află mai multePregătește evaluarea Regplus
Utilizatori, module și servicii: ce trebuie precizat în ofertă.
Implementare și migrarePregătirea datelor, configurarea, instruirea și verificarea rezultatului.
Acces și protecția datelorÎntrebări pentru evaluarea accesului, găzduirii, backupului și exportului.
Actualizat: .
Preia controlul asupra portofoliului de contracte
Solicită o demonstrație gratuită și vezi cum arată evidența contractelor tale în Regplus — cu alerte, aprobare și semnare electronică.
Vezi dosarul și termenele unui contract