Managementul documentelor, de la înregistrare la dosarul de lucru
Regplus leagă documentele de evidența și procesele organizației: registratură, dosare de contracte, aprobare și semnare. Echipele pot regăsi documentele în contextul activității lor, cu acces configurat după roluri și compartimente.
În demonstrație urmărim un document împreună cu anexele, responsabilul și operațiunile necesare. Modulele și serviciile incluse se stabilesc în configurația ofertată.
Evidență și organizare
Un document primit sau emis poate avea o înregistrare în registratură și legături cu documentele activității: contract, corespondență sau răspuns. Registrele și categoriile ajută la organizare; calitatea informațiilor completate rămâne esențială pentru regăsire.
- Evidența documentelor primite, emise și interne.
- Fișiere și anexe asociate înregistrărilor.
- Dosare și legături între documentele unui contract.
- Căutare și filtrare după informațiile disponibile.
Circuit și responsabilități
Registratura sprijină repartizarea documentelor. Modulele pentru contracte și E-Sign completează circuitul acolo unde sunt necesare avizarea și semnarea. Stabilim cine pregătește documentul, cine îl verifică și ce se întâmplă dacă sunt necesare completări.
Acces și istoric
Accesul trebuie verificat cu roluri diferite, inclusiv pentru documente cu acces restrâns. Istoricul ajută urmărirea operațiunilor disponibile în modulul folosit. În evaluare, cerem un exemplu de modificare și verificăm ce informații rămân consultabile.
Exemplu de flux: solicitare și răspuns
- Înregistrează o adresă fictivă și atașează anexele.
- Repartizează documentul către compartimentul responsabil.
- Pregătește și aprobă răspunsul potrivit circuitului stabilit.
- Asociază răspunsul și verifică regăsirea lui împreună cu solicitarea.
- Consultă rezultatul dintr-un cont cu drepturi limitate.
Păstrare, import și export
Organizarea fișierelor într-un dosar digital nu înlocuiește analiza obligațiilor de arhivare. Cerințele de păstrare, migrare și export se documentează în proiect. Pentru importul din alte evidențe, verificăm un eșantion; pentru export, stabilim ce câmpuri, fișiere și legături sunt necesare.
Documente și dosare în Regplus
Regăsirea documentelor înregistrate prin listă și filtre.
Documentele contractuale sunt consultate în contextul dosarului.
Întrebări frecvente
Cum se leagă managementul documentelor de registratură?
Registratura oferă evidența documentelor înregistrate. Managementul documentelor privește organizarea fișierelor, accesul și circuitul lor, inclusiv în dosarele contractelor.
Semnătura electronică este inclusă automat?
Semnarea este realizată prin modulul E-Sign și serviciile necesare. Oferta precizează modulele și condițiile incluse.
Este același lucru cu arhivarea electronică?
Organizarea și consultarea fișierelor nu dovedesc singure îndeplinirea cerințelor legale de arhivare. Serviciile și obligațiile aplicabile trebuie clarificate separat.
Pregătește evaluarea Regplus
Utilizatori, module și servicii: ce trebuie precizat în ofertă.
Implementare și migrarePregătirea datelor, configurarea, instruirea și verificarea rezultatului.
Acces și protecția datelorÎntrebări pentru evaluarea accesului, găzduirii, backupului și exportului.
Actualizat: .
Vezi un document pe întregul circuit
Urmărim împreună înregistrarea, repartizarea și dosarul într-o demonstrație gratuită.
Solicită demonstrația circuitului