Glosar de registratură și management al documentelor: 30 de termeni explicați

Glosarul de mai jos explică termenii pe care îi întâlnești în caiete de sarcini, oferte, contracte și demonstrații de registratură electronică și management al documentelor. Definițiile sunt scurte, în limbaj comun; pentru noțiunile juridice, textul de lege indicat la surse prevalează.

Registratură și evidența documentelor

Registratura este funcția prin care o organizație înregistrează documentele primite, emise și interne, le repartizează și le urmărește până la rezolvare. Registratura electronică este aceeași funcție realizată într-un software, cu registre digitale, fișiere atașate și istoric.

Registrul este seria în care se înregistrează documentele de un anumit tip (intrări, ieșiri, interne, contracte, hotărâri). Numărul de înregistrare este identificatorul unic al documentului în registru și în an, de exemplu „Intrări / 2026 / 142”; nu înlocuiește descrierea documentului.

Rezoluția este dispoziția pusă de conducător sau de responsabilul de compartiment pe un document primit: cine îl rezolvă, cum și până când. Repartizarea este operațiunea prin care documentul ajunge la persoana sau compartimentul desemnat. Termenul de rezolvare este data până la care se așteaptă răspunsul; pentru petiții, termenul legal se stabilește potrivit OG nr. 27/2002.

Conexarea leagă două documente care privesc aceeași problemă (o solicitare și răspunsul ei, un contract și actul adițional). Documentul conex este documentul legat. Circuitul (fluxul) documentului este traseul lui între roluri: înregistrare, repartizare, avizare, aprobare, semnare, expediere, îndosariere.

Borderoul este lista documentelor predate unui compartiment, expediate prin poștă sau transmise arhivei, cu semnătura de primire. Descărcarea de responsabilitate consemnează că documentul a fost rezolvat și de cine. Registrul de intrări-ieșiri este denumirea tradițională a registrului de corespondență.

Management al documentelor și arhivare

Managementul documentelor (DMS, document management system) organizează fișierele: versiuni, metadate, acces, căutare, dosare și circuitul de lucru. ECM (enterprise content management) este o platformă mai largă, care include DMS, fluxuri, formulare și integrare cu alte sisteme. Registratura este de regulă un proces în aceste platforme sau un modul dedicat.

Metadatele sunt informațiile despre document (număr, dată, emitent, subiect, responsabil, tip), după care se caută și se filtrează. Dosarul (electronic) grupează documentele unei probleme sau ale unui contract. Versiunea este o formă succesivă a aceluiași document; istoricul (jurnalul, audit trail) consemnează cine și când a modificat ceva.

Nomenclatorul arhivistic este lista categoriilor de documente ale organizației, cu termenele lor de păstrare, întocmită potrivit Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Termenul de păstrare este perioada în care documentul trebuie păstrat înainte de eliminare sau predare. Arhivarea electronică este păstrarea documentelor electronice în condițiile Legii nr. 135/2007; îndosarierea într-o aplicație nu este, singură, arhivare electronică.

Backupul este copia de siguranță a datelor pentru recuperare după un incident; nu este arhivare. Restaurarea este readucerea datelor din backup. Exportul este livrarea datelor și fișierelor într-un format utilizabil în afara aplicației, de exemplu la schimbarea furnizorului.

Semnătură electronică și servicii de încredere

eIDAS este Regulamentul (UE) nr. 910/2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere; în România se aplică împreună cu Legea nr. 214/2024. Semnătura electronică simplă este orice date în formă electronică atașate unui document cu intenția de a semna (un nume tastat, o bifă). Semnătura electronică avansată identifică semnatarul și detectează modificările ulterioare. Semnătura electronică calificată este o semnătură avansată creată cu un dispozitiv calificat, pe baza unui certificat calificat; potrivit articolului 25 din eIDAS, are efectul juridic al semnăturii olografe.

Certificatul calificat este certificatul emis de un prestator calificat de servicii de încredere, care leagă identitatea semnatarului de cheia lui de semnare. Prestatorul calificat (QTSP) este furnizorul înscris în lista de încredere (trusted list) publicată de fiecare stat membru; în România lista este administrată de Autoritatea pentru Digitalizarea României. Semnarea în cloud (la distanță) este semnarea calificată fără token fizic, cu cheia păstrată de prestator și autorizată de semnatar.

Marca temporală (timestamp) calificată dovedește că un document exista într-o anumită formă la un moment dat. Sigiliul electronic este echivalentul semnăturii pentru persoane juridice, folosit pentru a garanta originea și integritatea unui document. Validarea semnăturii este verificarea că certificatul era valabil la momentul semnării și că documentul nu a fost modificat.

Facturare electronică

RO e-Factura este sistemul național prin care facturile electronice se transmit și se primesc în format structurat (XML), potrivit OUG nr. 120/2021. SPV (Spațiul Privat Virtual) este contul contribuabilului la ANAF, prin care se accesează și sistemul e-Factura. Factura electronică este factura emisă, transmisă și primită în format structurat, care permite prelucrarea automată. Circuitul de aprobare la plată este verificarea internă a facturii primite (recepție, contract, buget) înainte de plată.

Termeni din proiectele de implementare

Migrarea este preluarea datelor și fișierelor din evidența existentă în noul sistem. Eșantionul este setul de documente reprezentative pe care se verifică importul sau demonstrația. Pilotul este perioada în care configurația se folosește pe un compartiment sau pe un flux, înainte de extindere. Acceptarea este confirmarea că rezultatul corespunde criteriilor convenite. Rolul este setul de drepturi al unui utilizator (operator, responsabil de compartiment, administrator). SLA (acord privind nivelul serviciilor) este angajamentul furnizorului privind disponibilitatea, timpul de răspuns la incidente și recuperarea datelor.