Registratura electronică pentru primării și UAT-uri: petiții, termene, transparență și audit

O primărie sau altă unitate administrativ-teritorială primește zilnic documente cu regimuri juridice diferite: petiții, cereri de informații de interes public, sesizări, corespondență cu alte instituții, documente ale consiliului local și documente interne. O registratură electronică este utilă în măsura în care respectă aceste diferențe și lasă o urmă verificabilă pentru fiecare etapă. Ghidul de mai jos arată ce trebuie să acopere sistemul și ce verifici la furnizor; încadrarea juridică a fiecărei solicitări rămâne a instituției.

Categoriile de documente și regimul lor

Termenele și încadrarea se stabilesc de compartimentul competent, potrivit legii; software-ul le afișează, le urmărește și semnalează apropierea lor. Un sistem care aplică automat un singur termen tuturor documentelor primite creează un fals confort.

Circuitul unei petiții, pas cu pas

1. Primire: petiția sosește la ghișeu, prin poștă, e-mail sau formular online; se identifică petentul și anexele.
2. Înregistrare: primește număr în registrul de intrări, cu data primirii și canalul.
3. Încadrare și repartizare: compartimentul competent stabilește dacă este petiție în sensul OG nr. 27/2002, termenul aplicabil și responsabilul; petițiile anonime sau cele care nu sunt de competența instituției se tratează potrivit ordonanței.
4. Soluționare: responsabilul pregătește răspunsul; dacă sunt necesare contribuții din alte compartimente, sistemul le urmărește ca sarcini legate de aceeași înregistrare.
5. Semnare și expediere: răspunsul se semnează (olograf sau cu semnătură electronică calificată) și se expediază; ieșirea se conexează cu intrarea.
6. Închidere și evidență: petiția se marchează soluționată, iar datele intră în raportările periodice ale instituției.

Ce trebuie să permită sistemul

• Registre separate sau serii distincte pentru intrări, ieșiri, interne și, după caz, pentru hotărâri și dispoziții.
• Încadrarea solicitării și termenul stabilit de compartimentul competent, nu impus de software.
• Repartizarea către compartimente și persoane, cu redirecționare și istoric.
• Conexarea răspunsului cu solicitarea și evidența documentelor expediate (borderou).
• Drepturi de acces pe compartimente și documente cu acces restrâns.
• Rapoarte: petiții pe stări și termene, cereri de informații publice, documente nerezolvate în termen.
• Semnătură electronică calificată pentru răspunsuri și documente interne, cu mandat verificat de instituție.
• Export complet al datelor și fișierelor la încheierea contractului.

Arhivare și păstrare

Documentele primăriei se arhivează potrivit nomenclatorului arhivistic aprobat, în condițiile Legii nr. 16/1996, iar documentele electronice potrivit Legii nr. 135/2007. Registratura electronică ajută la îndosariere și la regăsire, dar procedura de arhivare, selecționarea și predarea rămân responsabilitatea instituției. Cere furnizorului să explice cum se marchează categoria arhivistică și termenul de păstrare pe fiecare dosar și ce se exportă la arhivare.

Ce verifici la furnizor

• Un circuit complet de petiție cu redirecționare, contribuție din al doilea compartiment și răspuns conexat.
• O cerere de informații publice cu termen distinct și raportul aferent.
• Un document cu acces restrâns deschis cu două roluri diferite.
• Importul unui eșantion din registrul actual (Excel sau alt sistem) și exportul lui înapoi.
• Raportul de documente nerezolvate în termen și cine îl poate consulta.
• Găzduirea datelor, backupul, restaurarea și responsabilitățile, pentru serviciul contractat.
• Modul de acordare a accesului pentru funcționari noi și de retragere la plecare.

Regplus se adresează atât companiilor, cât și instituțiilor; configurația registrelor, a compartimentelor și a fluxurilor se stabilește în proiect, iar cerințele specifice instituției se verifică în demonstrație și se consemnează în ofertă.