e-Factura și registratura: cum legi facturile primite prin SPV de evidența documentelor și de aprobarea la plată

Sistemul RO e-Factura a mutat transmiterea facturilor în format electronic structurat, prin Spațiul Privat Virtual al ANAF. Ce nu a mutat este circuitul intern: cine verifică factura, de ce contract ține, cine aprobă plata și unde rămâne documentul. Ghidul de mai jos arată cum organizezi acest circuit legat de registratură și de evidența contractelor, fără muncă dublă.

Ce face și ce nu face e-Factura

Potrivit OUG nr. 120/2021 și actelor ulterioare, facturile din relațiile vizate se emit, se transmit și se primesc în format XML prin sistemul RO e-Factura, iar validarea și mesajele de stare sunt disponibile în SPV. Sistemul garantează transmiterea și forma facturii. Nu verifică dacă factura corespunde contractului, comenzii sau recepției, nu stabilește cine o aprobă și nu urmărește scadența în locul tău.

Circuitul unei facturi primite

1. Preluare: factura (XML) și mesajele asociate se preiau din SPV, automat sau periodic.
2. Înregistrare: factura devine document primit în evidența organizației, cu număr de înregistrare sau cu identificatorul din e-Factura, data primirii și emitentul.
3. Asociere: factura se leagă de contractul, comanda sau recepția pe care le acoperă; diferențele de valoare sau cantitate se semnalează.
4. Verificare: responsabilul de contract sau de achiziție confirmă că serviciul sau bunul a fost livrat.
5. Aprobare la plată: potrivit procedurii, una sau mai multe persoane aprobă plata; aprobarea rămâne în istoric.
6. Plată și arhivare: factura aprobată merge la contabilitate pentru plată, iar documentul și istoricul rămân în dosarul contractului.

Registratură sau modul comercial?

Într-o organizație care înregistrează toată corespondența, factura primită poate fi consemnată în registratură ca document primit, cu număr și responsabil. Într-o organizație cu evidența contractelor într-un modul comercial, factura se leagă direct de contract și de comandă, iar aprobarea la plată se face în același dosar. Cele două abordări nu se exclud: registratura consemnează intrarea, modulul comercial urmărește execuția contractului.

În Regplus, facturile emise se transmit în RO e-Factura direct din modulul Comercial, cu statusul vizibil în platformă, iar facturile primite se înregistrează, se leagă de contracte și comenzi și intră în fluxuri de aprobare la plată. Legătura cu registratura și cu semnătura electronică se stabilește în configurația proiectului.

Ce verifici în demonstrație

• Preluarea unei facturi din SPV și afișarea datelor fără retastare.
• Asocierea cu un contract și semnalarea depășirii valorii contractate.
• Un circuit de aprobare cu două persoane și o respingere motivată.
• Regăsirea facturii din dosarul contractului și din evidența documentelor primite.
• Exportul facturilor și al istoricului de aprobare.